bendahara.com
Welcome, Guest. Please login or register.

Login with username, password and session length
bendahara.com
Pages: [1]
  Print  
Author Topic: Tentang Pengarsipan berkas-berkas Bendahara  (Read 1604 times)
0 Members and 1 Guest are viewing this topic.
riva putra
Administrator
(V.a)
*****
Posts: 145


rivaekaputra
View Profile Email
« on: February 10, 2011, 12:16:33 PM »

saya sudah berhenti jadi bendahara, namun tidak otomatis pekerjaan bendahara itu selesai.

masih harus membuat 1721-A2,
masih ada auditor yang meriksa (mungkin tahun 2014 masalah kerjaan saya 3 tahun terakhir ini masih ditanya-tanya)
masih ada bendahara baru yang bertanya-tanya, karena kerjaan bendahara ini adalah mengenai UANG (salah 1 angka saja bisa repot....bisa masuk ke rekening orang lain / jumlah yg diterima jadi lebih atau kurang)
masih ada Arsip yang harus dirapikan

Bagaimana Cara mengarsipkan yang benar?
- Apakah saya harus mengarsipkan semuanya per urut tanggal / per urut MAK?
- Jika Ruangan Bendahara sempit, dimana saya harus menyimpan semua arsip saya?
- berapa lama saya harus menjaga Arsip pekerjaan bendahara saya? (karena kalau tidak dijaga...bisa saja oknum yang tidak bertanggung jawab menjual kertas-kertas arsip saya )
- apakah saya harus Scan semua dokumen saya, jadi pengarsipannya lebih efektif?

sepertinya saya harus mencari Undang-Undang tentang ARSIP....
& yg terpikir barusan.....kalaupun Arsip pekerjaan bendahara kita akan dimusnahkan karena sudah kadaluarsa....bendahara harus tetap memegang Berita Acara pemusnahan Arsip tersebut.
Logged
avathard
Administrator
Bendahara Pembina (IV.a)
*****
Posts: 27


View Profile
« Reply #1 on: February 11, 2011, 07:15:50 PM »

makasih dah posting
untuk masalah pengarsipan, sebenarnya tidak ada aturan baku dalam hal pengarsipan di bidang bendaharawan
kalau saya biasanya dikantor untuk pengarsipan dokumen yang sudah lewat apalagi yang telah di audit, saya simpan didalam box container yang tertutup rapat (untuk menghindari rusaknya arsip, krn dokumen harus disimpan minimal sampai 5 tahun).

Tetapi sebelum disimpan kedalam kontainer semua disimpan di dalam ordner dan mempunyai daftar berkas dalam ordner tersebut, pembagian ordnernya sebagai berikut
- bukti pembayaran (kuitansi) difilekan tersendiri perbulan, yang diurut berdasarkan tanggal dan nomor transaksi, dan menggunakan BKU sebagai daftar berkas
- bukti SP2D, SPM, DRPP, dan SPP beserta SPTB disimpan dalam file tersendiri dan diurut berdasarkan nomor urut SPM dan dibuatkan daftar SPM sebagai daftar berkasnya
- trus untuk untuk SSP, bukti potong pajak dan SPT nya di satukan tersendiri dalam file yg berbeda, dan dibuat daftar juga
- untuk arsip SPPD dan buktinya krn ditempatku jumlahnya banyak maka diarsipakn tersendiri juga dan diurut berdasarkan nomor SPPD, tapi tindasan bukti pembayaran dan tindasan SPPD rampungnya tetap ada juga di file bukti pembayaran, tapi untuk yang jumlahnya sedikit mending digabung saja dengan file bukti pembayaran
- untuk daftar gaji di buatkan file tersendiri dan diurutkan berdasarkan bulan
- Untuk file rekening koran mesti digabung tersendiri
- untuk LPJ bendahara, BKU dan Buku Pembantu lainnya dibuatkan tersendiri, dan jangan lupa daftarnya
- untuk DIPA, SKPA, dan Revisi DIPA atau dokumen sumber lainnya digabung tersendiri juga dan dibuat kan daftarnya
- untuk jenis dokumen lainnya bisa digabung tersendiri seperti laporan keuangan, LPJ bendahara, Berita Acara pemeriksaan BPK, Surat Tanggapan atas hasil pemeriksaan, dan dokumen lainnya, jika jumlahnya sedikit dan tetap dibuatkan daftar

Semua dokumen tersebut diarsipkan dalam box container yang sudah dinomori dan daftar dokumen yang telah dibuat sebelumnya dibuat dalam beberapa rangkap, yang mana rangkap tersebut berguna untuk sebagai lampiran dalam serah terima dokumen bendahara, buat arsip untuk bendahara lama dan bendahara baru,

jika anda mengikuti diatas maka dijamin jika ada pemeriksaan berikutnya maka akan mempermudah anda dalam mencari dokumen tersebut, memang dalam pengerjaannya agak repot, tapi untuk kedepannya anda bisa lebih tenang meninggalkan jabatan anda,
inilah cara pengarsipan dokumen yang saya pakai sendiri, sejak tahun 2008 sampai sekarang

untuk masalah pemusnahan dokumen yang telah kadaluarsa, BA pemusnahanya tidak perlu dipegang oleh bendahara lama lagi, karena untuk penyimpanan selanjutnya setelah serah terima jabatan, adalah menjadi tanggung jawab kantor, makanya itulah gunanya dibuatkan daftar dokumen mulai dari dokumen yang sangat penting sampai ke selembar dokumen keuangan yang tidak penting,
alasannya jika anda pindah kantor, tidak mungkin anda membawa dokumen tersebut juga untuk pindah, meskipun ada aturan bahwa bendahara bertanggung jawab secara personal terhadap hasil pekerjaannya sampai masa kadaluarsanya, jadi saat bendahara serah terima jabatan bukti dokumen diserahkan kepada kantor bukan kepada bendahara yang baru untuk disimpan dengan aman, dan yang kita pegang adalah daftar rinci dari dokumen yang diserahkan tersebut.
jika seandainya selama dalam penyimpanan tersebut ada dokumen yang hilang maka yang bertanggungjawab adalah kantor, dan bendahara dibebaskan dari hal tersebut, hal ini sama dengan prosedur penyimpanan dokumen untuk para fungsional, cuman karena untuk bendahara belum menjadi fungsional maka lom ada peraturan detilnya, tetapi jenis pekerjaan bendahara itu yang bersifat fungsional,

(disinilah ketidak adilan terhadap seorang bendahara, disaat anda berpangkat sama dengan org lain, tapi anda diberikan tugas dan tanggung jawab yang lebih berat dari mereka, tapi anda mendapatkan gaji yang sama besarnya dengan orang lain, padahal anda harus bertanggung jawab terhadap kerjaan anda sampai kapan pun, padahal untuk yang non fungsional, begitu pindah maka selesai juga tanggung jawabnya, bagi aq perih tuh) begitu tidak jadi bendahara, masih deg deg deg juga sampai 5 tahun mudah mudahan ngga ada yg salah,) tapi semuanya kembali ke diri kita masing masing.
sejak jadi bendahara, banyak cinta yang datang kepada ku, from my friend and kolega, (ko jadi curhat, wkwkwk)

udah yah balasannya, kalau ada yang salah dan kurang mohon di maafkan
semua tulisan diatas hanya opini dan tindakan saya saja yang aku lakukan selama ini
semoga bermanfaat
Logged
Pages: [1]
  Print  
 
Jump to: